オンラインで年末イベントとして開催した際、スタッフがたくさん画像として並んでいる様子を撮影した画像

こんにちは、経営支援部の福島です。

コロナがおさまらず、東京だけでなく大阪にも緊急事態宣言が再度発令されました。弊社のフルリモートでの勤務は昨年の2月からスタートし、来月には1年を迎えます。今回はリモートワーク下で初の全社員参加のオンラインイベントについてつづっていきます。

オンラインイベント開催に向けて

ここ数年、弊社の年末イベントは東京オフィス、大阪オフィスメンバー全員が集合して交流を図る場となっていました。しかし、今年はコロナの影響もあり、リアルで集まることを断念せざるを得ませんでした。そこで、オンラインで代替案を検討する必要に迫られました。

今年の年末イベント実行委員会メンバーは4名。

年末イベントの実行委員会のメンバーに選出されたスタッフが4名うつっています。
実行委員会メンバー(左から、Brendan、福島、竹内、Iftekhar)

大阪オフィスから私を含む2名、東京オフィスから2名です。毎年実行委員会のメンバーはくじ引きなどで選出され、2020年度のメンバーは昨年度のイベントで選ばれました。

準備をはじめたのは、11月からで下記のように進めていきました。

  • イベント実行委員会キックオフミーティング(2020年11月5日)
  • 第1回ブレストミーティング
  • イベント決定ミーティング
  • イベント 体験会
  • イベント本番 詳細ミーティング
  • 配送品制作、購入
  • 配送品準備
  • イベント当日(2020年12月23日)

本番では採用されなかったアイデアたち

実行委員会メンバーからでてきた、アイデアを少しだけご紹介します。

  • オンラインで演奏会
     ・・・各自がハーモニカや縦笛、そのほかできる楽器で音楽発表会
  • オンラインゲーム
     ・・・スカベンジャーハント、コンセンサスゲーム
  • 動画制作、ドラマ制作
     ・・・各自で動画を作成して、各々の動画を繋げて1つの動画へ

いずれも楽しそうだなと思ったのですが、今年の年末は大きなプロジェクトが並行して何本か走っていることもあり、実行委員会メンバー以外の手を煩わせると、やばい雰囲気でした。そのため、泣く泣く上記のアイデアはボツとなりました。いつかやりたいねと4人では盛り上がったのですが・・・

では、結局何をすることにしたのか??

南アフリカとつないでバーチャルツアー

最終的に採用したのは、バーチャルツアーです。題して、「大人の遠足 バーチャルツアーでsafari体験!!」

コロナの影響でリアルな旅が制限される中、バーチャルツアーという新たなマーケットが一気に広がりました。しかし、まだまだバーチャルツアー未体験者が多いということを聞いていたので、ぜひ2020年ならではのイベントとして採用することにしたのです。

因みに、数あるバーチャルツアーの中でどうしてこのツアーを選んだのか。それは、4つ理由があります。

  • ツアーが英語で実施されていること
  • 全社員が視覚的にわかりやすいテーマであること
  • 弊社の勤務時間内に実施されるツアーであること
  • ホストが柔軟に対応してくれること
バーチャルツアーでサファりツアーに参加していおり、キリンの映像がうつっています。

ホストのMartinのSafariツアーには開催日までに、まずは実行委員会メンバーだけでツアーを体験しました。その後全社員向けのイベントとして実施するので、開催日の日時設定、お支払い方法、当日の内容にわたるまで、Martinと色々と相談をしながら本番を迎えました。

当日までに準備や制作したもの

イベント当日までには、せっかくなのでバーチャルでも楽しんでもらおうと、遠足のしおり、塗り絵、おやつ、おもちゃの双眼鏡(お子さんのいるスタッフのみ)をセットにして、事前に各自宅へ送付しました。そして、「自分を動物に例えるなら」「その動物を選んだ理由は」というアンケートを実施して、弊社のサイトバナーの動物バージョンを制作しました。

実は、このアナログ部分の制作や準備が思った以上に手間がかかりましたが、参加者からは好評だったので、苦労した甲斐はありました。

バーチャルツアーのしおりを制作している様子
英語が苦手なスタッフのために、ツアー内ででてくる英単語リストあり
イベント用の送付物の写真。駄菓子や茶色のサファリハットが映っています。
みんなでお揃いのサファリハットをかぶってツアー体験
自分を動物にたとえたanimal versionバナーを制作

バーチャルツアーの感想

イベント実施後には、様々な感想を参加者からもらいましたので、一部こちらで抜粋してご紹介します。

  • 忘年会の企画、動物の話は聞けば聞くほど知らないことがたくさんで楽しかったです!用意も周到で驚きました。ありがとうございました。
  • 英語の理解度は別として、とても新鮮で楽しかったです。!!実行委員のみなさま、ありがとうございました~。
  • 忘年会幹事の皆様ありがとうございました。南アフリカ行きたいなー死ぬまでに!
  • 忘年会ありがとうございました。その動物を知っていても、ほとんどその動物について知ってないことが分かりました。楽しかったです。
  • 素敵な忘年会を企画してくださった皆さん、ありがとうございました!サファリツアーに動画、皆さんと離れていること忘れるくらい、とっても楽しかったです。お菓子も美味しかったです!(サファリハット、登山やSUPに使わせていただきます)
  • オンラインでの忘年会、企画運営とても難しかったと思いますが、とても楽しめました!

今回は初のオンラインでの年末イベントということで、試行錯誤でした。しかし、振り返ってみればオンラインだから楽しめることや、オンラインでも楽しめる工夫というのはいくらでもできるんだなと感じました。

リモートワークが通常化するなか、今後どのようにイベントを実施したり、リアルの良さをどう活かしていくのか、働き方が変化したことでイベント自体の在り方を考え直す機会となりました。来年は是非みなでリアルな場で交流できることを祈るばかりです。